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会议组织注意事项

作者:Qss 来源: 发布时间:12-05-16 18:22:58 浏览量:

会议组织注意事项

会议组织工作是会议召开的重要环节,很多小细节都体现在会议组织上边,因此在做会议组织工作时应注意的事项有以下几点:

  (1)开会之前要深入考虑召开会议的目的,准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。

  (2)要根据会议内容、性质与需要物选定参加会议的人员名单。参加会议人数的多少,应根据会议内容和会议预期效果、场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议,人数可少些。调查情况、纪念及宣传性的会议,人数可多些。

  (3)为使会议开得有成效,根据会议内容,会前应考虑一些人重点发言,并在发言上做一些重点分工。

  (4)尽可能了解与会人员情况,在会议休会期间,组织一些联谊活动,增进了解,加深感情。会议结束后,应继续与会议人员保持一定的联系,以备需要时,可以进行合作。

  (5)根据会议的安排,确定会议的地址,安排好主会场和分组讨论的地点。住宿会议还应安排好房间,落实食宿各项问题。

  (6)根据会议的时间安排,发出会议通知,会议通知应及早,内容要明确、具体,如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题,需带的票证和物品等。

  (7)会议开始后,及时掌握会议的动态,对会议的进展情况进行搜集整理,还要注意安排好会议期间的记录人员。

  (8)会议结束之前,联系好会议人员返回的车票、机票,力争将食宿费等尽早结算清楚。

  (9)会议结束后,要对会议的各类文件材料做好善后工作,需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿、原始材料等,应立案存档。

  (8)注意合理安排会议日程,适当安排一些娱乐体育活动,以减轻与会者疲劳,活跃会议气氛。




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