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会议组织者的责任

作者:Qss 来源: 发布时间:12-05-16 18:25:51 浏览量:

会议组织者的责任

任何公司、协会或其他非营利组织一旦决定召开会议了,它们就必然指定内部工作人员或外部专业会议组织者具体实施会议的策划和组织工作。任何会议组织者在这时都必须明确自己的责任,那就是参加计划和组织会议的各项具体活动。《1995 年亚太会议市场报告》显示了会议组织者的主要责任:选择会议地点,选择会议饭店和其他设施,安排会议日程,制定会议预算 / 支出,决定工作场所外 / 会奖活动,确定会议目标。

  在这些主要责任中,最重要的就是负责选择会议活动的地点、饭店或设施及制定预算。在会议组织者选择会议地点时,成本是肯定要考虑的要素,到目的地的交通便利程度、饭店和其他设施情况等也十分重要。当然,价格并不是惟一重要的,也不是衡量会议目的地是否恰当的惟一尺度。

  正因为要考虑总成本,所以到达目的地的便利交通、会议代表距离目的地的距离、所需要的旅行时间、交通费用等,都是目的地选择的考虑要素。这样,邻近国家和地区往往是首先考虑的目标。多数亚洲国家之所以成为受欢迎的目的地,是缘于其相邻的国家或地区,例如,中国大陆是香港第一位的会议目的地,马来西亚是新加坡的会议目的地,而新西兰又是澳大利亚的会议目的地。在会议目的地 ( 城市 ) 的选择要素中,还有一个重要的因素是接待会议的饭店和设施。所以会议组织者在作最后决定之前通常要四处考察。

  制定会议预算也是会议组织者的重要责任之一。会议预算一般由会议组织者的财力和实力、会议的规模和档次、活动的内容、离目的地的远近、设施和服务的规模等因素来决定。具体制定预算和分配使用经费上要根据会议规模、档次、饭店目的地和会议活动内容等具体情况灵活地合理调节。

  会议预算虽然有时也会因为经济萧条、机构精简、差旅成本控制及其他原因而减少,但根据全世界企业全球化和经济一体化的发展趋势,随着我国经济的日益繁荣和加入世贸组织后的进一步发展,我们可以预言,公司、协会甚至各种非营利组织的会议预算将会有很大的提高。

  除上述 3 项重要责任外,会议组织者的其他责任还包括安排日程,制定目标,拟好包括邀请信、会议决议在内的各种文件,落实出席对象等等。会议组织者必须牢记自己的责任,精心地策划和安排每一次会议。


 


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